Cómo hacer un relevo de turno en la atención por WhatsApp

Ordená los casos que pasan al siguiente turno

Separá los chats que esperan una acción del equipo de los que esperan una respuesta del cliente. En los primeros, anotá qué falta y en qué horario se puede resolver. En los segundos, guardá la fecha acordada si corresponde retomar.

Revisá primero las promesas con hora, como un presupuesto que tiene que salir hoy o un retiro que se confirmó para la tarde. El chat más reciente puede esperar si su próxima acción es menos urgente.

Dejá una nota con cuatro datos

• Qué pidió el cliente y cuál es la referencia del caso.
• Qué se confirmó y qué condición sigue abierta.
• Qué acción corresponde hacer después y a qué hora.
• Quién toma el caso cuando cambia el turno.

Ejemplo

«Retiro de un pedido ya preparado. La persona llega después de las 17:00 y preguntó hasta qué hora abrimos. Confirmar el horario de hoy con la sucursal y responder antes de las 16:30. Responsable del turno tarde».

Recibí el turno con una revisión breve

Abrí primero los casos asignados a vos. Compará la nota con el último mensaje porque el cliente pudo responder durante el cambio. Si el pendiente ya se resolvió, actualizá la etapa para que otra persona no lo retome.

Cuando falte un dato, resolvé la duda con el equipo antes de volver a pedirle al cliente lo que ya envió. Si el horario prometido cambió, avisale cuál es el nuevo próximo paso.

Medí si el relevo ayuda

Durante una semana, contá cuántos casos pasan de turno sin responsable o sin acción clara. Revisá un ejemplo de cada tipo y ajustá la nota para que el siguiente turno encuentre la información más rápido.

En Clientit podés combinar notas internas, asignación y recordatorios para conservar el contexto en la conversación.